Los Registros Administrativos son datos que pueden ser usados y compartidos por el gobierno, las empresas y los individuos  para generar beneficios sociales, económicos y ambientales.  La creación de Registros Administrativos implica aprovechar estándares y buenas prácticas para la producción de datos de calidad que permitan construir un gobierno integrado y abierto.

Para el Gobierno, permite contar con: Para el Público, fomenta la:
Datos depurados y completos que permitan identificar prioridades y tomar decisiones Información y validación de la gestión pública
Datos históricos, validados que permitan identificar tendencias y evaluar políticas públicas Participación efectiva en la formulación de políticas públicas
Datos armonizados que puedan ser agregados y reutilizados para incrementar la eficiencia y simplificar de procesos. Investigación, generación de conocimiento.
Otros beneficios.. Otros beneficios..

Por qué son importantes los
Datos?

 

Normativa

Nuestro país  cuenta con compromisos internacionales y normativa para impulsar la producción y apertura de datos, incluyendo :

  1. La Ley de Acceso a la Información Pública que está vigente desde 2011 y ha permitido atender más de 43 mil solicitudes de información a la fecha. El mismo año se asumieron compromisos con la Alianza Gobierno Abierto.
  2. En julio de 2018  se lanzó la Política Nacional de Datos Abiertos, para orientar a las instituciones públicas en la producción de datos para consumo del mimos Estado y la población en general. Además, se lanzo el portal nacional datos.gob.sv.
  3. En Febrero 2019, El Salvador se sumó a la Carta Internacional de Datos abiertos.

La producción de Registros Administrativos y datos abiertos en las instituciones públicas implica:

Identificar ➜ Definir ➜ Integrar ➜ Compartir ➜ Publicar
Seleccionar Registros misionales de la institución. Crear modelos  estándar, definir estructuras. Aplicar catálogos oficiales y vocabularios definidos para su sector. Establecer acuerdos para consultar y entregar datos entre instituciones. Publicar, sin restricciones, los datos clasificados como públicos.

Para asegurar la sostenibilidad de los proyectos de producción de datos y al calidad de estos es necesario aplicar la siguiente ruta de interoperabilidad de datos de gobierno.

Ruta para la Interoperabilidad de Datos del Gobierno

La interoperabilidad, a nivel semántico, es la cualidad que tienen los datos de poder ser analizados, unidos o combinados sin que cambie su significado. La siguiente hoja de ruta esta basada en la Guía de Interoperabilidad para los ODS 2030 de la División Estadística de la Naciones Unidas (Octubre 2018).

1. Identifique sus Registros
Acciones Pasos iniciales Pasos avanzados
Marco institucional  Identifique la normativa que define los servicios, los Registros que se producen y las personas responsables de administrarlos. Use la Ley de Procedimientos Administrativos para evaluar sus servicios e identificar áreas de mejoras. Revise periódicamente su normativa y actualice según sea necesario para asegurar la calidad y alcance de los Registros en colaboración con otras entidades interesadas.
Supervisión y rendición de cuentas Aplique la Ley de Acceso a la Información Púbica. Establezca equipos de gestión dentro de su organización para crear y mantener registros electrónicos, con participación de los oficiales de información y los responsables de los servicios misionales. Presente su plan de digitalización de Registros para garantizar la supervisión y la rendición de cuentas.
Recomendaciones sobre la gestión de datos:

  • La gestión de datos y su gobernanza es un trabajo multidisciplinario, no reduzca este trabajo a un tema de TICs;
  • Desarrolle / implemente una cadena clara de responsabilidad con roles y definidos en todas las unidades administrativas;
  • Use los marcos legales y normativos para crear un entorno seguro y estructurado para compartir datos respetando su privacidad y seguridad.
2. Defina sus Registras
Acciones Pasos iniciales Pasos avanzados
Modelado y Estructura de datos. Identifique las categorías que describen la información (ejemplo: constancias, solvencias, negocios, etc.)

Identifique los atributos necesarios para describir cada registro (ejemplo: municipio, fecha, sexo …); Combine o divida columnas para facilitar el intercambio de datos (ejemplo: dirección -> departamento, municipio y caserío).

Aplique los modelos estándar del Gobierno de El Salvador. Combine la información con otros Registros para que cada registro sea autónomo y se explique por sí mismo. Asigne un ID numérico único a cada registro/fila.
Descriptores de registros (metadatos) Identifique un conjunto mínimo de elementos relevantes para describir el conjunto de datos. Adopte los elementos relevantes que aparecen en el Vocabulario estándar de Referencia .
Calidad de los Datos Tome en cuenta las necesidades de los usuarios y la calidad de los Registros al definir una estructura y modelar sus componentes. Establezca canales de retroalimentación con los usuarios para medir la utilidad de los Registros. Actualice el sistema y mantenga estándares de calidad y facilidad de uso.
Recomendaciones sobre el modelado de datos:

  • Se debe modelar para compartir y difundir Registros, no para replicar las estructuras internas. Debemos producir Registros simples y que sean fáciles de entender y usar por los usuarios y las aplicaciones cliente.
3. Estandarice sus Registros
Acciones Pasos iniciales Pasos avanzados
Clasificadores y vocabularios comunes Identifique y aplique los estándares, clasificadores y vocabularios relevantes para su sector. Esto incluye todos los sistemas de recolección, procesamiento o difusión de datos que utiliza su institución. Colabore con otras instituciones para adoptar clasificadores y vocabularios comunes. Publique sus clasificadores o vocabularios en formatos estándar, como CSV, JSON.
Equivalencia semántica entre Clasificadores Colabore con la armonización estructural y semántica, compare su terminología interna con vocabularios estándar o de uso común. Adapte sus terminologías internas a clasificadores estandarizados.
Gobernabilidad Establezca políticas y procedimientos para institucionalizar los clasificadores y vocabularios. Defina reglas para agregar, cambiar, mover o eliminar términos o relaciones, y asigne roles y responsabilidades de gestión. Busque la participación activa de partes interesadas en el proceso de producción y actualización de clasificadores estándar y vocabularios.
Recomendaciones sobre clasificadores y vocabularios:

  • Evite diseñar clasificadores internos para usos específicos. Cualquier clasificador nuevo debe estar asociado con estándares ya existentes que garanticen su continuidad e interoperabilidad.
  • Los clasificadores y los vocabularios deben actualizarse continuamente y adaptarse a los intereses de los clientes.
  • Evite silos internos y tipos de datos incompatibles, estandarice los datos y sus manejo en los sistemas de información;
4. Comparta sus Registros
Acciones Pasos iniciales Pasos avanzados
 Registros Conectados Diseñe e implemente acuerdos/convenios con otras instituciones para intercambiar Registros usando pasarelas institucionales que implementan patrones de diseño comunes y componentes reutilizables. Elabore Convenios Marco que aceleren el acceso y el consumo seguro de Registros a todas las partes interesadas.
Participe en comunidades de desarrollo de servicios para su sector.
Registros como Servicio Desarrolle y publique servicios web (API) basados en JSON/REST y publique la documentación, los términos de servicio y uso e información de contacto. Desarrolle siguiendo el estándar OpenAPI. Documente y publique su listado de APIs para facilitar su descubrimiento y uso.
Datos Abiertos Aplique la Política Nacional de Datos Abiertos y publique datos abiertos en el portal datos.gob.sv. Produzca y publique de forma proactiva y automática sus datos abiertos.
Recomendaciones  para Compartir y Consumir Registros:

  • Para evitar complejidad innecesaria, las APIs deben priorizar la interoperabilidad y la flexibilidad.
  • Todas las API de su institución deben administrarse como un solo producto, evite la gestión aislada de servicios.